Si vous envisagez de vous marier, d’acheter une maison ou d‘entreprendre quoique ce soit pour lequel vous êtes peu ou pas expérimenté, il est préférable de consulter des personnes qui sont déjà passées par là et qui peuvent partager avec vous leur expérience. De la même manière, nous nous adressons à des experts lorsque nous avons besoin de conseils juridiques ou professionnels. Lorsqu’il s’agit du E-discovery, la discussion avec des experts techniques apporte de nombreux avantages.

Lorsque j’ai rejoint Kroll Ontrack en qualité de stagiaire il y a trois semaines, ma connaissance du E-discovery était limitée. Désirant en apprendre autant que possible, j’ai pensé qu’il serait utile de demander aux experts autour de moi à Kroll Ontrack des conseils sur les meilleures pratiques en matière de E-discovery et comment d’éviter les erreurs. Voici donc leurs conseils techniques pour gérer efficacement les projets de E-discovery. Dans ce premier billet, je mets l’accent sur ce qu’il ne faut pas faire. Dans un prochain billet, je proposerai quelques meilleures pratiques supplémentaires.

Chercher à l’aveugle

Ne sous-estimez pas l’importance d’un examen attentif qui vise à déterminer quelles sont les détenteurs d’information et les sources de données que vous allez pouvoir collecter et traiter. Les entreprises qui ont pour vocation de gérer les processus de E-Discovery, peuvent proposer des services et des technologies remarquables pour réduire la quantité de données à examiner (par exemple, en fournissant des services d’évaluation préliminaire des données ou en utilisant des filtres par mots-clés). Ils peuvent également optimiser le processus de revue (avec des technologies de codage prédictif, par exemple), MAIS il est très probable que plus vous collecterez de données, plus vous aurez de documents à revoir. Vous devez donc procéder à des sélections minutieuses en fonction des éléments dont vous avez besoin pour gérer votre dossier et veillez à divulguer les informations qui sont absolument nécessaires, tout en gardant à l’esprit le budget que vous allez consacrer à cette opération.

Réduire les coûts de la collecte de données

Tout en réfléchissant bien au processus de collecte des données, vous devez également être le plus exhaustif possible lors de cette opération et éviter la tentation d’exclure des détenteurs d’information simplement par souci d’économie. Il peut être onéreux et chronophage de revenir en arrière pour collecter des données qui seront requises plus tard.

S’efforcer de limiter à tout prix les documents à revoir

Lorsque vous vous préparez à traiter d’importants volumes de données issues de multiples détenteurs d‘information, vous pouvez être tenté de choisir la déduplication globale plutôt que la déduplication de détenteurs, simplement parce qu’elle produit généralement moins de documents à revoir.

Le choix de la déduplication globale signifie que les séries de données de certains détenteurs d’information seront incomplets. En effet, les doublons sont retirés d’un ensemble données d’un détenteur d’informations parce qu’ils apparaissent déjà ailleurs.

Il est donc important de choisir l’approche appropriée en fonction des besoins du dossier et des impératifs de production envisagés, et pas simplement parce que l’on souhaite limiter l’ensemble de documents à revoir à une taille minimale.

S’appuyer sur des hypothèses

Évitez tout malentendu ! On ne sait que ce que l’on nous dit, alors ne prenez pas de raccourcis. Les avocats ou les entreprises qui ont recours à un expert externe doivent veiller à lui communiquer tous les détails nécessaires de l’affaire (échéances, étapes de la procédure, faits et problématiques clés, types de données/documents importants, enjeux financiers ou autres) dès qu’ils en ont connaissance.

De même, les experts doivent clarifier les hypothèses utilisées pour évaluer les volumes de données et le coût de traitement. Personne ne doit sous-estimer ou surestimer les attentes relatives aux volumes de données et au coût. Travaillez autant que possible avec des métrologies réelles extraites des données proprement dites.

Compliquer à outrance le processus de revue

Lorsque vous concevez votre processus de revue de documents, simplifiez autant que possible votre arborescence des catégories (la liste des sujets ou questions qui peuvent être associés à un document donné). Cela aura directement un impact sur la réussite, la rapidité et la qualité de la revue.

Baliser des familles de documents entières de la même manière

Lorsque vous classez des familles de documents, il peut paraître sensé de classer tous les membres de la famille de la même manière. Si un message électronique est pertinent, la logique veut que toutes ses pièces jointes soient également pertinentes, non ? C’est faux. Il y a des chances pour que seuls certains membres de la famille aient un contenu pertinent et qui peut d’ailleurs n’être pertinent que pour un sujet donné. Lorsque vous balisez tous les membres de la même famille de la même manière, vous perdez en clarté quant au contenu de chaque document individuel. Il devient alors difficile de rassembler précisément les documents relatifs à un sujet spécifique sans passer de nouveau en revue les documents.

Je ne pense pas que le e-discovery soit facile, mais en avec l’aide appropriée, vous pourrez échapper avec plus de facilité à ses complexités ! À l’instar de la plupart des relations, le succès d’un projet d’e-discovery et d’une affaire dans son ensemble, tient à une bonne communication et une totale confiance entre toutes les parties concernées.