Plateforme de revue: un service totalement modulable avec le format «texte»

volume des données

Ici, notre point de départ est une base de données remplie d’une dizaine de milliers de fichiers et dont la revue de documents est sur le point de commencer. Le traitement des données, représentant la majeure partie des coûts initiaux, a déjà eu lieu. Les prochaines dépenses auxquelles les clients sont confrontés sont les coûts d’hébergement des données. Même si ceux-ci semblent moins élevés que les coûts de traitement, ces frais ne doivent pas être sous-estimés. Si l’investigation dure un ou deux mois de plus que prévu, il est fort probable que les coûts d’hébergement deviennent plus élevés que les coûts de traitement initiaux.

Désormais, tout cela peut changer.

Dans une plateforme de données, chaque document peut-être chargé dans trois formats différents: texte, natif et TIF. Chaque format offre à l’examinateur un ensemble d’outils tels que la traduction automatique, le codage prédictif, le caviardage ou la capacité à produire des documents. Ces trois formats constituent tous au volume total de données hébergées, et par conséquent aux frais d’hébergement.

Comme indiqué précédemment, chaque format de documents comporte des avantages propres à chacun. Pourtant ces outils ne sont pas toujours indispensables, notamment lors des premières phases d’une revue de documents. Les clients doivent souvent collecter un très grand nombre de données pour s’assurer que des informations essentielles ne sont pas omises. L’étape suivante consiste à sélectionner autant d’informations que possible. A ce stade, le caviardage et la production ne sont pas requis. Ainsi le format «texte» fournira à l’examinateur toutes les informations et outils nécessaires pour déterminer si un document est pertinent ou pas. Lors de cette première phase de l’investigation, les documents en format TIFF ou natifs installés dans la base de données occupent de l’espace sur un serveur, et ainsi augmentent inutilement les coûts d’hébergements.

KrolLDiscovery offre à ses clients une approche plus modulable. Dans un premier temps, lors de la configuration de la base de données, les clients peuvent choisir de ne charger les documents qu’au format «texte». Cela réduira considérablement le volume d’hébergement, et ainsi, les coûts d’hébergement des données. Lors d’un stade plus avancé de la revue de documents, les formats natifs et TIFF sont requis et peuvent être obtenus instantanément au sein de la base de données. De ce fait, le client n’aura pas à payer pour les documents et les formats non utilisés.

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