Tendance en matière de revue de documents : les investigations de phase II

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Le centre de revue de documents de KrolLDiscovery prend en charge une variété de projets, pour lesquels chacun d’entre eux dispose de ses propres exigences et objectifs. Toutefois, nous avons constaté un nombre croissant de clients ayant besoin d’aide pour des affaires concernant les procédures de fusions et acquisition. On peut évoquer les audits réalisés avant ou suite à une fusion. On retrouve aussi les contrôles sous forme de demandes de renseignements émanant d’autorités de réglementation telles que la Commission Européenne, l’Autorité de la concurrence et des marchés britanniques, l’Autorité de la concurrence en France, l’Office fédéral de lutte contre les cartels en Allemagne ou encore le Département de la Justice des Etats-Unis. Ce ne sont que quelques exemples de cas pour lesquels les fournisseurs de services d’ediscovery peuvent être sollicités.

La procédure de phase II est une analyse en profondeur des effets d’une fusion sur la concurrence au sein d’un marché. C’est une procédure qui nécessite plus de temps. Celle-ci est déclenchée lorsque l’affaire n’a pas pu être résolue en phase I, c’est-à-dire lorsque la Commission craint que la transaction puisse restreindre la concurrence d’un marché interne. Généralement, une procédure de phase II implique une collecte plus approfondie d’informations, avec notamment les documents internes des entreprises, un grand nombre de données économiques, des questionnaires plus détaillés concernant les acteurs du marché, et/ou des visites sur site.
Des autorités telles que l’Autorité de la concurrence et des marchés britannique, la Commission Européenne et encore le Département de la Justice des Etats-Unis exercent une surveillance accrue sur les entreprises. Par conséquent, les entreprises et leurs cabinets d’avocats se tournent de plus en plus vers les technologies et les spécialistes en matière de revue de documents proposés par les fournisseurs de services d’ediscovery. Ceci, dans le but de les aider à gérer leurs données et à réduire les coûts.

Une affaire récente de demande de renseignements, lors d’une procédure de phase II, a illustré la raison pour laquelle les entreprises et leurs cabinets d’avocats ont recours aux services de revue de documents externalisée. Nous avons été sollicités par un important cabinet d’avocats pour le compte d’un de leurs clients. Il s’agissait d’un fournisseur de produits de grande consommation soumis à une demande de renseignements par la Commission Européenne, nécessitant un service de revue de documents d’urgence.
En effet, cette affaire était très urgente car le client avait besoin d’avocats-examinateurs hautement qualifiés pour commencer la revue dans un délai de moins de 24 heures pendant le weekend. Celui-ci n’avait pas contacté KrolLDiscovery avant le vendredi après-midi. Toutefois, malgré cette information tardive, nous avons pu lui mettre à disposition les 7 avocats afin de pouvoir procéder à la revue de documents dès le lendemain.
A mi-parcours lors de la revue, des documents en langues étrangères ont été découverts dans le système. Cela aurait pu engendrer un réel retard dans la mesure où il aurait fallu recruter des avocats maitrisant les langues nécessaires. Néanmoins, l’équipe d’examinateurs de KrolLDiscovery est d’un tel calibre, que parmi les examinateurs mobilisés pour l’affaire, certains maitrisaient voire étaient bilingues pour les langues concernées. Tout cela malgré le fait que les compétences linguistiques n’étaient pas un critère in initialement requis.
Dans ces circonstances, répondre à cette demande en interne aurait été vraiment difficile, pas seulement d’un point de vue technique, mais plutôt en ce qui concerne le fait de rassembler, dans un délai serré, des avocats qualifiés maitrisant des langues inattendues.
KrolLDiscovery a pu fournir un total de 42 avocats-examinateurs, mener une revue de 19.000 documents privilégiés et une revue de 29.000 documents non-privilégiés en seulement 7 jours. Une fois que la revue de documents était terminée, le client était si impressionné par notre efficacité que 10 examinateurs ont été retenus pour réaliser un exercice de caviardage.

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